Nieuwe product of proces
Je gaat een nieuw product, productieproces of programmatuur ontwikkelen. Of technisch-wetenschappelijk onderzoek doen. En je hebt daarvoor een WBSO-subsidie aanvraag ingediend? Dan is dat het moment om de administratie in te richten! Ook als je nog geen S&O-verklaring hebt ontvangen.
Voor de WBSO-subsidie moet je een S&O-administratie bijhouden waaruit de aard, inhoud, voortgang (projectadministratie) en omvang (urenadministratie) van de S&O-werkzaamheden blijkt. Het maakt daarbij verschil of je in de aanvraag bent uitgegaan van werkelijke kosten en uitgaven of de forfaitaire bedragen.
Heb je bij de aanvraag gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven, dan moet je een administratie bijhouden over welke kosten en uitgaven er zijn betaald ten behoeve van het zelf uitvoeren van S&O. Heb je gekozen voor de forfaitaire bedragen dan is een aparte administratie van de werkelijke kosten en uitgaven niet nodig.
RVO
De subsidieverstrekker (RVO) kan een administratieve controle uitvoeren of zelfs een controlebezoek brengen aan je bedrijf. Wordt er niet voldaan aan de voorwaarden en administratieve eisen, dan kan er een correctie worden doorgevoerd. Of zelfs boetes worden opgelegd.
Vanzelfsprekend is het vooral in het eigen belang van de ondernemer om onderzoeks- en of ontwikkelingsresultaten goed vast te leggen. De adviseurs van WBSO-hulp helpen bij het inrichten van de administratie en zullen dat in eerste instantie zo veel mogelijk doen binnen de door de klant gehanteerde automatisering, bijvoorbeeld: urenregistratiesystemen, workflow programma’s, communicatietools in groepen en teams en/of versiebeheersystemen. Mocht dat er niet (voldoende) zijn, dan stellen we ons eigen “WBSO-ADMINISTRATIE TOOL” beschikbaar.
Benieuwd of jij ook in aanmerking komt?
Mededeling: WBSO-uren 2022 uiterlijk 31 maart 2023 opgeven
Wat levert de WBSO op?
De WBSO verlaagt uw kosten ook als het project mislukt. Het financiële voordeel van de WBSO-regeling verschilt tussen inhoudingsplichtige ondernemingen (ondernemingen met personeel) en zelfstandigen. Daarnaast hebben startende ondernemingen of ondernemers recht op extra financieel voordeel (startersfaciliteit).
Duidelijke focus
In alle gevallen zorgen we er samen met de klant voor dat de administratie goed controleerbaar is en tijdig bijgewerkt wordt. Met een focus op een duidelijke link tussen medewerker – urenadministratie – S&O administratie - kosten/uitgaven. De S&O administratie kan bestaan uit documenten, (test)resultaten, berekeningen, rapportages, tekeningen, foto’s, etc. Het is raadzaam deze te voorzien van datum en de naam van de S&O medewerker. Bij de urenregistratie is het belangrijk dat niet alleen de aan het project toe te rekenen uren worden geregistreerd, maar ook bijvoorbeeld verzuim- en verlof. Zodat bij een controle de urenregistratie aansluit met, de vaak ook elders in de organisatie te herleiden, vakantie en of verzuimverlof, agenda’s etc.
Tot slot
Naast het goed vastleggen is ook het bewaren van de administratie belangrijk. Dat kan fysiek en digitaal. Maar zorg ervoor dat deze, liefst in functiescheiding, bewaard wordt gedurende 7 jaar. Het gebeurt namelijk in de praktijk nog wel eens dat bij een vertrek van een medewerker ook de kennis over een S&O project verdwijnt.
Voor meer advies en tips over de WBSO-administratie kun altijd gratis en vrijblijvend contact opnemen met een van onze adviseurs!
Welke S&O projecten komen in aanmerking voor de subsidie
De WBSO-regeling ondersteunt twee soorten projecten.
- Hieronder valt de ontwikkeling van technisch nieuwe (onderdelen van) fysieke producten, fysieke productieprocessen of programmatuur;
- Technisch-wetenschappelijk onderzoek (TWO). Hieronder valt verklarend onderzoek dat technisch van aard is.
De WBSO ondersteunt ontwikkelingen die voor u technisch nieuw zijn. Het kan gaan om de ontwikkeling van technisch nieuwe (onderdelen van) producten, productieprocessen en programmatuur. Voor producten en productieprocessen geldt dat het om tastbare, fysieke zaken moet gaan. Bij een ontwikkelingstraject moet er sprake zijn van technische risico’s of onzekerheden.
De ontwikkeling van technisch nieuwe programmatuur kenmerkt zich door een iteratief karakter. Het moet gaan om het daadwerkelijk oplossen van (programmeer)technische knelpunten. Bij technisch nieuwe programmatuur is er sprake van een nieuw informatietechnologisch principe in de programmatuur, waarbij u zelf de technische knelpunten oplost.
Onderzoeksprojecten waarmee u nieuwe technische kennis genereert kunnen onder bepaalde voorwaarden als technisch-wetenschappelijk onderzoek worden aangemerkt. Technisch betekent dat het onderzoek betrekking heeft op gebieden zoals fysica, chemie, biotechnologie, productietechnologie of informatie- en communicatie- technologie. Wetenschappelijk onderzoek heeft tot doel een verklaring te zoeken voor een verschijnsel die niet is te geven op basis van algemeen toegankelijke kennis. U genereert zelf met uw onderzoek theoretische of praktische kennis.
Welke kosten en uitgaven komen in aanmerking?
Als u een WBSO-aanvraag indient kunt u kiezen voor het opvoeren van forfaitaire kosten (vast bedrag per S&O-uur) of de werkelijke kosten en uitgaven. De hoogte van het forfaitaire bedrag per kalenderjaar is: € 10 per S&O-uur voor de eerste 1.800 S&O-uren en € 4 per S&O-uur voor alle S&O-uren boven de 1.800.
De werkelijke kosten en uitgaven komen alleen voor een S&O-verklaring in aanmerking als deze (uitsluitend) dienstbaar en direct toerekenbaar zijn aan het verrichten van uw eigen S&O-werkzaamheden.
Voorbeelden van subsidiabele kosten:
- Aanschaf van verbruiksgoederen, materialen en onderdelen voor het doen van proeven of het maken van proefbatches;
- Aanschaf van materialen en onderdelen voor het zelf vervaardigen van een prototype zonder potentiële productieve of commerciële betekenis in het kader van een eigen ontwikkelingsproject;
- Kosten voor het laten vervaardigen van prototypes zonder potentiële productieve of commerciële betekenis in het kader van een eigen ontwikkelingsproject;
- Aanschaf van licenties voor specifieke softwaretools of ICT-tools die noodzakelijk zijn voor het zelf ontwikkelen van technisch nieuwe programmatuur;
- Kosten voor de huur van apparatuur of (delen van) gebouwen die uitsluitend dienstbaar zijn aan de eigen S&O-werkzaamheden.
Voorbeelden van subsidiabele uitgaven:
- (delen van) nieuwe gebouwen voor zover deze direct toerekenbaar en dienstbaar zijn aan de eigen S&O-werkzaamheden;
- Aanschaf van nieuwe apparatuur of instrumenten, specifiek bedoeld voor het vervaardigen van modellen, proefbatches of prototypes zonder potentiële productieve of commerciële betekenis;
- Aanschaf van ICT-middelen specifiek bedoeld voor eigen S&O-werkzaamheden.
WBSO-regeling aanvragen
U mag maximaal 4 aanvragen per kalenderjaar indienen. Hieronder vallen ook onvolledig ingediende aanvragen of vormvrije aanvragen die u niet intrekt. Uw aanvraag mag een onbeperkt aantal projecten bevatten. U mag meerdere WBSO aanvragen indienen met dezelfde startmaand. Aanvraagperiodes mogen elkaar overlappen. Elke aanvraag die u indient loopt automatisch tot en met 31 december.
Uw aanvragen mogen elkaar dus overlappen. Neem daarom in uw aanvraag de (extra) voorgenomen S&O-uren (en eventuele kosten en uitgaven) op tot en met 31 december. De aanvraagperiode start de eerstvolgende maand na uw aanvraag. Uitzondering: start uw aanvraagperiode op 1 januari? Dien de aanvraag dan uiterlijk 20 december in.
Administratie
Uit een goede WBSO-administratie moet op eenvoudige en duidelijke wijze kunnen worden afgeleid welke S&O-werkzaamheden (aard, inhoud en voortgang) zijn verricht en hoeveel tijd daaraan is besteed. Indien u heeft gekozen voor het forfaitaire bedrag dan hoeft u voor kosten en uitgaven geen administratie bij te houden. Heeft u gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven, dan bent u verplicht om ook van de gerealiseerde kosten en uitgaven een administratie bij te houden. Uit deze administratie moet op eenvoudige en duidelijke wijze kunnen worden afgeleid welke kosten en uitgaven zijn gemaakt en betaald voor het S&O-werk waarvoor de S&O-verklaring is afgegeven. De administratie moet zeven jaar bewaard worden.
