Nieuwe product of proces
Je gaat een nieuw product, productieproces of programmatuur ontwikkelen. Of technisch-wetenschappelijk onderzoek doen. En je hebt daarvoor een WBSO-subsidie aanvraag ingediend? Dan is dat het moment om de administratie in te richten! Ook als je nog geen S&O-verklaring hebt ontvangen.
Voor de WBSO-subsidie moet je een S&O-administratie bijhouden waaruit de aard, inhoud, voortgang (projectadministratie) en omvang (urenadministratie) van de S&O-werkzaamheden blijkt. Het maakt daarbij verschil of je in de aanvraag bent uitgegaan van werkelijke kosten en uitgaven of de forfaitaire bedragen.
Heb je bij de aanvraag gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven, dan moet je een administratie bijhouden over welke kosten en uitgaven er zijn betaald ten behoeve van het zelf uitvoeren van S&O. Heb je gekozen voor de forfaitaire bedragen dan is een aparte administratie van de werkelijke kosten en uitgaven niet nodig.
RVO
De subsidieverstrekker (RVO) kan een administratieve controle uitvoeren of zelfs een controlebezoek brengen aan je bedrijf. Wordt er niet voldaan aan de voorwaarden en administratieve eisen, dan kan er een correctie worden doorgevoerd. Of zelfs boetes worden opgelegd.
Vanzelfsprekend is het vooral in het eigen belang van de ondernemer om onderzoeks- en of ontwikkelingsresultaten goed vast te leggen. De adviseurs van WBSO-hulp helpen bij het inrichten van de administratie en zullen dat in eerste instantie zo veel mogelijk doen binnen de door de klant gehanteerde automatisering, bijvoorbeeld: urenregistratiesystemen, workflow programma’s, communicatietools in groepen en teams en/of versiebeheersystemen. Mocht dat er niet (voldoende) zijn, dan stellen we ons eigen “WBSO-ADMINISTRATIE TOOL” beschikbaar.